Regulamin zgłoszeń
Procedura dotycząca zgłoszeń wewnętrznych o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych
Na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024, poz. 928)
§1
DEFINICJE
Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:
1. Pracodawcy rozumie się przez to Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim;
2. Komisji Wyjaśniającej/Komisji rozumie się przez to wewnętrzną Komisję powołaną przez Kierownika Jednostki do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w Zgłoszeniu Nieprawidłowości, działającą na podstawie Procedury postępowania wyjaśniającego;
3. Nieprawidłowości - rozumie się przez to taki stan faktyczny będący następstwem działania lub zaniechania świadczący o możliwości wystąpienia zdarzeń, naruszających lub mogących naruszać powszechnie obowiązujące przepisy prawa czy przepisy wewnętrzne; jest to również każde działanie czy zaniedbanie, które stanowi lub może stanowić działanie nielegalne lub nieetyczne;
4. Osobie odpowiedzialnej za obsługę Zgłoszeń rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za rozpatrzenie Zgłoszenia Nieprawidłowości;
5. Osobie uprawnionej do dokonania Zgłoszenia rozumie się przez to osobę, która posiada prawo lub obowiązek dokonania Zgłoszenia;
6. Postępowaniu Wyjaśniającym rozumie się przez to postępowanie, które prowadzone jest w związku ze złożonym Zgłoszeniem;
7. Pracowniku rozumie się przez to osobę pozostającą w stosunku pracy z Zakładem Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy;
8. Kierowniku jednostki rozumie się przez to Zarząd Zakładu Wodociągów i Kanalizacji sp. z o.o. z siedzibą w Grodzisku Mazowieckim.
9. Procedurze rozumie się przez to niniejszą Procedurę zgłoszeń wewnętrznych
10. Polityce antymobbingowej stanowiącej załącznik nr 5 do Regulaminu Pracy w Zakładzie Wodociagów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim rozumie się przez to przeciwdziałanie zjawiskom niepożądanym w zatrudnieniu;
11. Procedurze postępowania wyjaśniającego rozumie się przez to Procedurę wewnętrznego postępowania wyjaśniającego;
12. Rejestrze Nieprawidłowości (Rejestrze) rozumie się przez to rejestr prowadzony w związku z dokonywanymi Zgłoszeniami
13. Sygnaliście rozumie się przez to osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą
14. Stronie trzeciej rozumie się przez to osoby świadczące usługi na rzecz Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim na podstawie umowy cywilnoprawnej;
15. Wstępnej analizie Zgłoszenia rozumie się przez to weryfikację treści Zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania.
16. Zgłaszającym rozumie się przez to osobę dokonującą Zgłoszenia Nieprawidłowości przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w niniejszej Procedurze;
17. Zgłoszeniu Nieprawidłowości/Zgłoszeniu rozumie się przez to przekazanie w trybie określonym w niniejszej Procedurze przez Osobę Uprawnioną do Dokonania Zgłoszenia informacji mogących świadczyć o Nieprawidłowościach.
§2
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Strategia działania Zakładu Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim,
oparta jest na zasadzie uwzględnienia szeregu aspektów, do których należą interesy społeczne, ochrona środowiska, relacje z różnymi grupami interesariuszy, ale w szczególności oparta jest na odpowiedzialności i zapobieganiu korupcji oraz powstawaniu innych Nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród podmiotów współpracujących.
2. Procedura jest elementem systemu zarządzania Nieprawidłowościami. Jej podstawowym celem jest zapobieganie nieprawidłowościom w Zakładzie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim.
3. Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim; prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.
4. Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o Nieprawidłowościach w Zakładzie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim, poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec Sygnalisty.
5. Niniejsza procedura ustalona została po konsultacji z przedstawicielami Związku Zawodowego działającego w Spółce.
6. Procedura określa w szczególności:
6.1. zakres Nieprawidłowości objętych Procedurą,
6.2. zakres Osób uprawnionych,
6.3. zasady zgłaszania Nieprawidłowości przez Osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia,
6.4. odpowiedzialność w procesie zarządzania Nieprawidłowościami,
6.5. proces rozpatrywania oraz zarządzania Nieprawidłowościami,
6.6. zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych Zgłoszeń Nieprawidłowości przez Sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących Zgłoszeń.
§3
ZAKRES
1. Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup.
2. Osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia:
2.1. Pracownicy i strony trzecie oraz byli Pracownicy i strony trzecie wobec Zakładu Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim,
2.2. osoby działające w imieniu i na rzecz Zakładu Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim,
2.3. wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z Zakładem Wodociągów
i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim, w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu Zgłoszenia Nieprawidłowości, praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia, jeśli informacje dotyczące Nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia.
3. Zgłoszenie Nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności następujących podmiotów:
3.1. Podmiotów powiązanych z Zakładem Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim,
3.2. osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania Zakładu Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim,
3.3. Pracowników i stron trzecich współpracujących z Zakładem Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim, w związku ze świadczeniem pracy na jego rzecz,
3.4. podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z Zakładem Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim,
3.5. pracownika lub strony trzeciej albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę z Zakładem Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim.
4. Przez informacje zgłaszane w ramach Nieprawidłowości należy w szczególności rozumieć posiadane przez Osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia informacje, mogące świadczyć o:
4.1. podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez podmioty, o których mowa powyżej,
4.2. niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez podmioty, o których mowa powyżej,
4.3. niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach podmiotów, o których mowa powyżej,
4.4. nieprawidłowościach w organizacji działalności Zakładu Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,
4.5. naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w Zakładzie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim.
§4
OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI
1. Osobami odpowiedzialnymi za przyjmowanie i rozpatrywanie Zgłoszeń Nieprawidłowości w Zakładzie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim oraz sprawującymi całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem Zgłoszeń Nieprawidłowości w Zakładzie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim są, Kierownik ds. personalnych i Starszy Referent ds. gospodarki odpadami i administracji.
2. Osoby, co do których z treści Zgłoszenia Nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące Nieprawidłowość nie mogą analizować takiego Zgłoszenia.
3. Zasady wyboru składu Komisji Wyjaśniającej oraz zasady wyłączenia członka Komisji określa odrębna Procedura postępowania wyjaśniającego stanowiąca załącznik nr 5 do niniejszej procedury.
4. W przypadku, gdy Zgłoszenie Nieprawidłowości dotyczy jednej z osób wskazanej powyżej, osobą odpowiedzialną jest druga ze wskazanych osób.
§5
SYGNALISTA
1. Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda Osoba uprawniona do dokonania Zgłoszenia powinna zgłosić Nieprawidłowość jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
2. Status Sygnalisty uzyskuje każdy Zgłaszający, chyba że Wstępna analiza Zgłoszenia, daje podstawy do przyjęcia, iż Zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary). W złej wierze pozostaje Zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
3. Decyzję o nadaniu statusu Sygnalisty podejmuje Osoba Odpowiedzialna za obsługę Zgłoszeń.
4. Osoba Odpowiedzialna za obsługę Zgłoszeń potwierdza przyjęcie Zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba, że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. Maksymalny termin na przekazanie informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia otrzymania zgłoszenia, chyba ze zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informacje zwrotną.
5. Jeżeli w toku Postepowania Wyjaśniającego okaże się, że Zgłaszający, który uprzednio otrzymał status Sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla Sygnalisty.
§6
ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI
1. Zgłoszenia Nieprawidłowości mogą być przekazywane za pomocą:
1.1. poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia nieprawidłowości dostępnego pod stronie internetowej adresem https://zwik-grodzisk.syganlizuj.pl
1.2. osobiście u Kierownika ds. personalnych lub Starszego referenta ds. gospodarki odpadami i administracji. Ze zgłoszenia zostanie spisany protokół.
1.3. telefonicznie po nr tel. 601 052 816 Kierownik ds. personalnych lub 607 400 628 –Starszy referent ds. gospodarki odpadami i administracji . Ze zgłoszenia zostanie spisany protokół.
2. Zgłoszenie Nieprawidłowości powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia oraz powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:
2.1. datę oraz miejsce zaistnienia Nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o Nieprawidłowości,
2.2. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia Nieprawidłowości,
2.3. wskazanie podmiotu, którego dotyczy Zgłoszenie Nieprawidłowości,
2.4. wskazanie ewentualnych świadków Nieprawidłowości,
2.5. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania Nieprawidłowości.
3. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia Nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach Nieprawidłowości, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
4. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
§7
ZGŁOSZENIA ANONIMOWE
1. Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. nie rozpatruje zgłoszeń anonimowych.
2. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia anonimowego do Rzecznika Praw Obywatelskich.
§8
FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE
1. Zgłoszenie Nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
2. Zakazuje się świadomego składania fałszywych Zgłoszeń Nieprawidłowości.
3. W przypadku ustalenia w wyniku Wstępnej Analizy Zgłoszenia albo w toku Postępowania Wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu Nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Zgłaszający będący Pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
4. W przypadku Zgłaszającego, świadczącego na rzecz Zakładu Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego Zgłoszenia Nieprawidłowości skutkować może wypowiedzeniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.
5. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, Zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego Zgłoszenia Nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Pracodawcy w związku z fałszywym Zgłoszeniem.
6. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
§9
POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE
1. Dostęp do kanałów Zgłaszania Nieprawidłowości posiadają tylko Osoby Odpowiedzialne za Zgłoszenie.
2. Po wpłynięciu Zgłoszenia Nieprawidłowości, Osoba Odpowiedzialna za obsługę Zgłoszeń , niezwłocznie, nie później jednak niż w 7 dni od wpływu, dokonuje Wstępnej analizy Zgłoszenia. Osoba Odpowiedzialna za obsługę Zgłoszeń w ciągu 7 dni informuje zgłaszającego o przyjęciu zgłoszenia.
3. Jeżeli Zgłoszenie nadaje się do rozpoznania Osoba Odpowiedzialna za obsługę Zgłoszeń wszczyna Postępowanie Wyjaśniające, które toczy się przed Komisją Wyjaśniającą, na zasadach określonych w Procedurze postępowania wyjaśniającego.
Nadzór nad Postępowaniem Wyjaśniającym prowadzonym przez Komisję Wyjaśniającą sprawują Osoby Odpowiedzialne za obsługę Zgłoszeń
4. Przekroczenie terminu wskazanego powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach Wstępnej analizy Zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia Zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów).
5. Rozpatrzenie Zgłoszenia Nieprawidłowości następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty poinformowania Zgłaszającego o przyjęciu zgłoszenia.
6. Z przeprowadzonego Postepowania Wyjaśniającego Komisja sporządza raport. Raport obejmuje także rekomendacje Komisji w zakresie załatwienia sprawy oraz ewentualnych konsekwencji jakie powinny zostać wyciągnięte przez Pracodawcę w stosunku do sprawcy/sprawców Nieprawidłowości albo Zgłaszającego, który dokonał świadomie fałszywego Zgłoszenia.
§10
OCHRONA SYGNALISTY
1. Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim wprowadza bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty również w sytuacji, gdy Zgłoszenie Nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone Postępowanie Wyjaśniające wykazało, że zgłoszona Nieprawidłowość nie miała miejsca.
2. Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
3. Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z Sygnalistą wyłącznie w związku z dokonanym przez Sygnalistę Zgłoszeniem Nieprawidłowości.
4. Ochrona nie dotyczy Sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/ pomocnikiem Nieprawidłowości.
5. Szczegóły dotyczące ochrony sygnalisty znajdują się w Załączniku nr 4 do niniejszej Procedury.
§11
REJESTR NIEPRAWIDŁOWOŚCI
1. Każdorazowo Zgłoszenie Nieprawidłowości zostaje zarejestrowane w Rejestrze Nieprawidłowości niezależnie od dalszego przebiegu Postępowania Wyjaśniającego.
2. Za prowadzenie Rejestru Nieprawidłowości w Zakładzie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim odpowiadają osoby odpowiedzialne za przyjmowanie i rozpatrywanie Zgłoszeń Nieprawidłowości
§12
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Procedura wymaga przeglądu i aktualizacji minimum 1 raz w roku.
2. Za aktualizację procedury odpowiadają osoby odpowiedzialne za przyjmowanie i rozpatrywanie Zgłoszeń Nieprawidłowości
3. Zmiana Procedury dokonywana jest Uchwałą Zarządu o czym informowani są pracownicy i strony trzecie poprzez publikację Uchwały na stronie internetowej www.zwik-grodzisk.pl.
4. Procedura zostaje wprowadzona na czas nieokreślony.
Załączniki do niniejszej procedury stanowią:
1. Formularz Zgłoszenia Nieprawidłowości
2. Potwierdzenie Zgłoszenia Nieprawidłowości;
3. Rejestr zgłoszeń
4. Procedura ochrony danych sygnalisty w ramach Zgłoszenia
5. Procedura postępowania wyjaśniającego
6. Klauzula informacyjna zgodna z art. 13 RODO